Aménagement d'une salle de réunion
Les 4 règles essentielles pour un aménagement réussi
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Selon une étude IFOP, un cadre passe en moyenne « 24 jours par an en réunion ». Avec environ 230 jours travaillés chaque année, cela signifie qu’un salarié passe près de 10% de son temps de travail annuel en réunion : c’est pourquoi aménager une salle de réunion est essentiel.
Qu’il s’agisse de faire le point sur l’avancement des projets, d’analyser les résultats commerciaux ou financiers, ou encore de prendre des décisions, les réunions font partie intégrante du développement des entreprises et sont essentielles pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et sa pérennité. Au-delà de sa fonction organisationnelle, elle permet de renforcer les relations commerciales en permettant d’accueillir des fournisseurs, partenaires, clients ou encore prospects.
Dans cet article, découvrez 4 idées d’aménagement de salle de réunion. Nous vous faisons part de nos 30 années de savoir-faire d’agenceur d’espaces en vous faisant découvrir comment aménager une salle de réunion moderne, design et innovante.
1. Répondre aux nouvelles méthodes de travail grâce à une salle de réunion design
L’aménagement d’une salle de réunion est un projet conséquent qui demande mûre réflexion. Cette salle occupe une place centrale dans la prise de décision, et se doit de répondre aux exigences de votre activité.
Fini les réunions animées par une personne face à un auditoire, les tendances actuelles amènent à valoriser les interactions en faisant de chaque participant un acteur majeur de la réunion. Ces tendances collaboratives représentent un effet de levier sur la productivité et de développement de l’activité non négligeable.
En disposant de mobilier confortable et d’une salle de conférence innovante, vous amènerez chaque participant à être acteur de la prise de décision. Une posture active garantit la concentration des collaborateurs afin qu’ils se sentent directement concernés par l’objet de la réunion.
A l’aide de tableaux blancs à roulettes, vos équipes disposent de supports pour effectuer des brainstormings sans qu’ils soient figés à un espace bien précis. Cela apportera une véritable flexibilité à votre salle de réunion.
Les supports papiers sont voués à disparaître pour être remplacés par des saisies sur ordinateur et tablette. Il est impératif d’accorder une place toute particulière à l’utilisation et la disposition des outils digitaux. A l’aide de Topaccess directement incrustés dans la table de réunion, permettez aux participants de diffuser des informations sur l’écran rapidement et simplement.
Pour le choix du mobilier, une table de réunion sur mesure vous permettra de répondre aux contraintes techniques (notamment de superficie) de la salle pour faciliter la circulation des participants mais aussi pour simplifier l’accessibilité des personnes à mobilité réduite. Une table de réunion modulable vous permettra d’aménager l’espace selon vos besoins, mais aussi de pouvoir transformer la salle pour d’autres activités (cf. une salle de réunion peut faire office de salle de réception).
En résumé, favoriser les interactions à l’aide d’une salle de réunion innovante offrira à vos équipes la capacité d’échanger et de présenter des informations avec tous les outils existants. Les entreprises utilisant cet espace au maximum de sa capacité y retrouvent des bénéfices en termes de productivité et d’efficience.
2. La décoration de la salle de réunion : LA nouvelle vitrine d'entreprise
Depuis l’explosion du télétravail, bon nombre de réunions se réalisent à distance. Les rendez-vous avec des entreprises extérieures se déroulent majoritairement de manière virtuelle, en visioconférence.
L’importance de s’adapter à cette nouvelle manière de dialoguer amène les entreprises à se questionner autour de leurs outils de communication. C’est pourquoi il devient essentiel d’utiliser la puissance que représente une salle de réunion dans une entreprise pour véhiculer son savoir-faire, exposer son catalogue produit et mettre en avant les forces de son entreprise de manière générale.
En considérant l’implantation du matériel informatique, utilisez l’ensemble de la surface disponible dans la salle pour valoriser votre activité. Soignez le positionnement des supports vidéo pour disposer d’un espace face caméra maximisé.
La décoration d’une salle de réunion permet de créer une véritable ambiance. Nous vous recommandons d’apporter de la verdure à cette salle grâce à des habillages muraux qui viendront sublimer votre espace.
Les couleurs chaudes sont également en vogue chez nos clients. Elles amènent un climat de sérénité et de confiance dans une pièce où des décisions majeures pour l’évolution et la pérennisation d’une entreprise sont choisies. La couleur bleue permet, par exemple, de favoriser la concentration et amène la réflexion.
En somme, qu’il s’agisse d’un habillage mural aux couleurs vives reprenant le logo de votre société ou encore votre slogan, montrez à vos interlocuteurs une salle de réunion attractive et renforcez votre image.
3. Soigner la disposition du mobilier, c'est garantir le confort des participants
La personnalisation des bureaux permet à vos collaborateurs de s’approprier leur espace de travail. Bien que la salle de réunion soit un lieu collectif occupé par bon nombre de personnes aux responsabilités variées, favoriser leur bien-être représente une problématique majeure dans l’aménagement d’une salle de réunion.
La tendance actuelle amène les entreprises à revoir l’ensemble du mobilier, notamment afin de garantir les distanciations sociales et le confort des participants. Offrez à vos collaborateurs la même visibilité sur le poste de visioconférence et sur les tableaux blancs peu importe la place occupée autour de la table. En considérant cet aspect, vous rendrez vos réunions confortables et actives pour tous les membres de l’équipe.
Le choix des chaises de réunion se doit de répondre aux exigences de bien-être au travail. Compte tenu du temps passé en réunion chaque année, il est essentiel d’y accorder une attention toute particulière. En choisissant des sièges de réunion à support lombaire et à l’assise confortable, vous permettrez à vos équipes d’allier une posture agréable et active.
Aménager votre salle de réunion en fonction du nombre de participants à l’aide de mobilier sur roulettes vous garantira un espace dynamique et évolutif selon l’importance de la réunion et du public reçu. En accordant à chaque participant un espace de travail d’au moins 70cm, vous leur offrirez un confort non négligeable permettant à chacun de présenter son avancement sans déranger l’espace de travail des autres.
En disposant de mobilier de rangement discret, apportez une réelle plus-value à vos réunions en ayant des échantillons et tout autre support de présentation à portée de main. D’un aménagement soigné de votre salle de réunion découlera une productivité et concentration accrue de vos équipes lors des brainstormings qui seront menés pour imaginer le futur de votre entreprise.
Un aménagement attractif de votre salle de réunion ne peut qu’être bénéfique pour votre activité ! Qu’attendez-vous pour y remédier ?
4. Soigner l'acoustique et l'éclairage : la nouvelle priorité des salles de réunion modernes
Fini la salle de réunion avec une porte classique et où le soleil vient éblouir la moitié des participants. Désormais, l’aménagement d’une salle de réunion moderne prend en compte l’acoustique de la pièce mais aussi l’éclairage de cette dernière. Bien qu’ils soient plutôt liés à l’ambiance de la pièce qu’à son aménagement en mobilier, ces éléments ne doivent pas être passés au second plan.
En considérant l’acoustique de votre salle de réunion, vous améliorerez l’ambiance de prise de décision et favoriserez la croissance de votre société.
Tout d’abord, les cloisons acoustiques permettent de garantir un confort auditif à tous les participants. Lors de débats animés, la prise de parole simultanée de différents participants peut créer un sentiment de confusion où il est difficile d’entendre les avis de chacun. Différentes solutions acoustiques permettent de réduire les bruits parasites, qui peuvent provenir à la fois de l’intérieur de la salle de réunion, mais aussi de l’extérieur.
Une salle de réunion moderne à l’acoustique soignée vous apportera une réelle sécurité en termes de confidentialité. Préservez le secret des informations échangées dans cette pièce avec du mobilier acoustique situé aux murs et plafonds, mais aussi au niveau de l’accès de la salle : par exemple une porte isophonique avec des joints doubles lèvres vous permettra de réduire la sortie des informations évoquées en réunion.
Apportez un véritable confort visuel à l’aide d’un éclairage intégré dans l’habillage mural qui viendra révolutionner l’ambiance de la pièce. Optez également pour des systèmes de vitrophanie conçus pour réduire l’éblouissement à l’aide de films à disposer sur les fenêtres : utilisez la luminosité extérieure comme atout sans en subir les contraintes.
Mettez en avant vos créations et vos produits à l’aide d’éclairage intégré au mobilier : favorisez la mise en valeur de votre savoir-faire.
Ce qu’il faut retenir pour bien aménager une salle de réunion :
- Accorder une place centrale aux outils multimédia
- Exposer son savoir-faire et ses produits
- Offrir un espace de travail agréable et confortable aux participants
- Disposer de mobilier confortable et modulable
- Soigner l’ambiance globale de la salle de réunion
