Les différentes phases d'un projet d'aménagement
Découvrez les 12 étapes à réaliser pour un projet d'aménagement réussi
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De manière générale, vous et vos collaborateurs passez au moins 35 heures par semaine au bureau (soit 1 645 heures par an !). La manière dont ces espaces de travail sont organisés affecte l’esthétique, le confort, la qualité, la productivité, mais aussi le bien-être des équipes.
Retravailler l’aménagement de votre bureau ne se limite pas à combler chaque espace. Des études montrent que l’aménagement des bureaux et d’autres facteurs environnementaux affectent le bien-être des collaborateurs, et in fine la réussite économique de l’entreprise.
Un espace de travail mal aménagé peut générer du stress et de l’anxiété (au travail comme dans la vie privée). Ces émotions négatives peuvent créer des conflits entre collaborateurs. Ajoutez à cela un manque de confort et d’ergonomie du mobilier, et le bien-être de vos équipes s’en trouvera menacé. Il est impératif d’y accorder une attention toute particulière.
En utilisant chaque espace de bureau de manière efficace et appropriée, vous favoriserez le travail en équipe, la productivité et les bénéfices humains qui en découlent (sentiment d’appartenance à l’entreprise…).
Un projet d’aménagement est complexe et nécessite une préparation en amont détaillée. Il est essentiel de considérer tous les aspects (budgétaires, humains, d’espace…). Que vous emménagiez dans un tout nouveau local ou que votre espace actuel ait juste besoin d’un changement, vous êtes au bon endroit pour apprendre à créer un environnement de travail optimal.
Avant de consulter un agenceur d’espaces, voici ce que vous devez savoir sur les différentes phases d’un projet d’aménagement.
1. Constater l'existant et attribuer une enveloppe au projet
Avant d’installer du mobilier ou encore d’investir dans des équipements informatiques, vous devez établir un budget prévisionnel afin de pouvoir mesurer les moyens vous êtes prêt à consacrer pour votre projet d’aménagement. Séparez votre budget en trois enveloppes budgétaires :
La première enveloppe sera consacrée à la planification du projet et à la réalisation sur plan de votre avant-projet. Cette étape vous permettra de conceptualiser votre projet : Comptez environ 15% de votre budget total.
Une deuxième enveloppe devra être consacré au financement du mobilier de bureau : Considérez que cela prendra entre 60 et 75% du budget total.
Enfin, la troisième sera consacrée entièrement à la décoration et aux végétaux : Entre 10 et 25% du budget total.
Ensuite, vous devez déterminer qui sera le décisionnaire. Si vous avez une enveloppe budgétaire importante, vous pourriez envisager d’embaucher un(e) architecte d’intérieur. Dans le cas contraire, vous pouvez imaginer l’aménagement de l’espace par vous-même, cela sera moins coûteux mais allongera probablement vos délais de réalisation du projet.
Il est essentiel d’avoir conscience des différents besoins individuels de vos collaborateurs, ainsi que les différents besoins généraux de l’entreprise. Le bon déroulement d’un projet d’aménagement ne peut l’être sans la consultation de l’ensemble des parties prenantes.
2. Débarassez-vous du mobilier inconfortable et des surplus
Le mobilier actuel est-il obsolète ? Trop vieux ? Certains mobiliers peuvent-ils être conservés ? Un projet d’aménagement ne signifie pas de devoir remplacer totalement l’existant. Toutefois, c’est l’occasion parfaite pour remplacer l’ensemble du mobilier inconfortable à la fois pour le bien-être physique de vos équipes (fauteuils, chaises…) mais aussi parce que cela peut nuire à l’organisation interne ou encore parce que cela peut poser des problèmes d’optimisation de l’espace (bureaux en L, grandes armoires…).
Pour votre projet, optez pour des chaises de bureau ergonomiques et confortables : c’est un excellent point de départ. Recherchez des chaises qui permettent de lutter contre les troubles musculosquelettiques (TMS) liés à la sédentarité au travail. Optez pour du mobilier réglable en hauteur, en largeur et en profondeur. Le support lombaire ainsi qu’une bonne assise sont des points tout aussi essentiels pour garantir le bien-être des équipes.
Un projet d’aménagement peut représenter un coût conséquent au premier abord. Toutefois, observez les bénéfices de cet investissement à moyen et long terme au niveau de votre activité, et constatez une baisse du taux d’absentéisme et d’arrêts maladie.
3. Diversifiez les espaces
Le “bureau” est un terme générique ne signifiant plus uniquement être assis à un poste de travail de 9 à 17 heures. Aujourd’hui, il incarne l’espace complet de travail via différentes zones et différentes activités. Il est essentiel de varier les postures de travail à l’aide d’espaces divers au sein de votre entreprise.
En repensant l’aménagement de vos bureaux, considérez la création de zones de collaboration, mais aussi de zones liées à la détente pour permettre à vos équipes de prendre une pause et d’améliorer leur productivité et concentration au travail. La flexibilité des espaces permet d’adapter les méthodes de travail selon les tâches à accomplir.
4. Anticipez vos besoins technologiques sur le long terme
Repenser l’aménagement des bureaux ne signifie pas uniquement de remplacer le mobilier. Les changements peuvent également opérer au niveau du bâtiment en lui-même, notamment pour les connectiques et l’utilisation d’outils technologiques.
Il est impératif que vous teniez compte de différents facteurs tels que l’emplacement des différentes imprimantes de l’entreprise, et imaginer un espace consacré à ces outils d’impression : à l’écart des postes de travail pour réduire les bruits parasites par exemple. La disposition des projecteurs, des écrans ou encore des routeurs Wi-Fi demandent eux aussi d’être étudiés en amont, pour garantir à chacun un confort optimal d’utilisation et de visualisation des informations.
5. Impliquez vos équipes dans le projet
Qui peut mieux définir ses besoins que l’employé lui-même ? Plusieurs études montrent que les salariés sont plus épanouis au travail lorsqu’ils sont libres de configurer, de personnaliser et d’adapter leur espace de travail comme ils le souhaitent, et de pouvoir varier les postures de travail comme bon leur semble.
Il est essentiel de libérer la parole et d’écouter les besoins de chacun, de manière plus ou moins précise. En réalisant un aménagement répondant aux maximums de demandes utilisateurs vous gagnerez en flexibilité, en productivité et en gestion des ressources humaines.
6. Créez des espaces conçus pour la collaboration
Encouragez vos employés à se déplacer et à utiliser les différentes espaces disponibles du bâtiment, et bénéficiez notamment d’un espace dédié à la collaboration. Les espaces de collaboration peuvent être aussi simples que des ordinateurs installés sur un bureau collaboratif avec cloisons séparatrices (ou non), ou encore simplement en disposant des fauteuils confortables en demi-cercle.
Ces espaces constituent d’excellentes alternatives modernes pour remplacer les traditionnelles réunions dans un bureau ou une salle conçue pour cela.
Privilégions une posture d’échange active, pour capter l’attention de tout l’auditoire. Un cadre propice à la réflexion aura un impact conséquent sur les décisions prises pour le bien de votre activité : assurez la pérennité de votre entreprise grâce à du mobilier confortable.
7. Soignez l'éclairage
Conformément aux recommandations préconisées par la norme NF EN 12464, l’éclairage général préconisé pour un bureau est de 500 Lux. Or, une enquête du Syndicat de l’éclairage en France a montré que près de 70% des bureaux ne disposent pas d’un éclairage général atteignant ces 500 Lux. Le manque d’éclairage (qu’il soit naturel ou artificiel) cause des dommages en termes d’ergonomie au travail et un inconfort visuel.
Ainsi, accordez une importance toute particulière à l’éclairage pour votre projet d’aménagement. La lumière naturelle est idéale, mais elle n’est pas toujours disponible pour tous les espaces, en particulier les bureaux intérieurs et les cabines. Pour ces espaces, vous pourrez opter pour des plafonniers imitant la lumière naturelle grâce à un concept de luminothérapie.
8. Imaginez un espace de détente
Le temps de pause est trop souvent associé à une baisse de productivité. Pourtant bon nombre d’études mettent en avant les bienfaits d’un temps de pause sur l’implication et la concentration des équipes à la tâche. Il est essentiel d’accorder une place toute particulière à un espace détente au sein de votre entreprise.
Ce lieu permettra à vos équipes de prendre leur café dans un environnement plus apaisant que le poste de travail, et amènera vos collaborateurs à discuter entre eux, de manière informelle comme pour aborder le dernier dossier en cours. En somme, aménager un espace détente apporte des bénéfices au niveau de la cohésion d’équipe, mais aussi en termes de productivité et de concentration.
9. Anticipez les variations de température au sein des bureaux
La notion de température ne semble pas faire partie intégrante d’un projet d’aménagement, c’est pourtant tout le contraire. Une mauvaise isolation des fenêtres peut représenter une facture de chauffage très élevée, tout comme un manque de protection des fenêtres exposées plein Sud peut transformer votre bureau en un véritable sauna.
Pour pallier ces inconforts, il est essentiel de prendre en considération l’implantation d’une climatisation dans votre aménagement, ou encore d’une vitrophanie avec des films anti-chaleur pour réduire l’effet de serre lié aux rayons du soleil.
10. Laissez certains espaces ouverts
Généralement, suite à des contraintes d’espace disponible, bon nombre d’entreprises ont tendance à surcharger leurs bureaux (que ce soit en termes d’informations ou de mobilier). N’encombrez pas vos allées de mobilier imposant et optimisez l’exploitation de chaque surface disponible pour rendre vos locaux ergonomiques et agréables à vivre au quotidien.
Les murs, en plus de faire perdre de l’espace, marquent une jonction entre les différents pôles de votre entreprise. Privilégiez un espace ouvert à l’acoustique soignée pour rendre vos locaux plus attractifs, et gagnez en surface au sol. Vous y gagnerez en confort et en place !
11. Personnalisez votre décoration sans excès
L’organisation des espaces joue un rôle majeur dans le bien-être et la productivité au travail, en peaufinant l’ambiance générale de vos locaux, vous améliorerez considérablement l’attractivité du lieu de travail. En apportant du mobilier d’ambiance à votre aménagement, stimulez vos équipes pour qu’elles se sentent bien au travail.
Laissez place à la créativité avec du mobilier modulable sur roulettes pour offrir à vos équipes la possibilité de revoir l’ambiance de leur poste de travail selon les tâches à effectuer. Prenez en considération l’implantation de végétaux, qui sont à la fois réducteurs de stress et qui améliorent le bien-être au bureau.
La décoration peut également servir de vitrine d’entreprise, et la rendre attractive auprès des personnes qui vous visitent (partenaires, prospects…).
12. Optez pour du mobilier de qualité et durable
Aménager ou réaménager ses locaux représente un investissement important pour une entreprise. Le mobilier que vous allez choisir va assurer ses fonctions pendant plusieurs années. C’est pourquoi il est essentiel d’imaginer un aménagement évolutif.
Votre équipe compte aujourd’hui 5 collaborateurs, peut-être que dans 6 mois votre effectif aura doublé ? En concevant un aménagement répondant aux perspectives d’évolution de votre activité, vous pourrez aborder sereinement le développement de votre activité et des recrutements sans devoir y consacrer un nouveau budget conséquent.
Optez pour du mobilier durable et modulable dans le temps. Privilégiez la qualité et investissez sur le long terme : ne faites pas le choix d’acheter du mobilier low cost de grande distribution : “ça coûte cher d’acheter pas cher”.
Avant de se lancer dans un projet d’aménagement quel qu’il soit, de nombreux facteurs sont à considérer et peuvent être très chronophages. De nombreux aspects sont à prendre en considération, avec un lien étroit ou non avec le mobilier. Si vous souhaitez confier ces différentes phases de votre projet d’aménagement à un professionnel, contactez-nous via notre site web. Nous accompagnons les professionnels dans leur projet d’aménagement depuis plus de 30 ans et disposons de tout le savoir-faire nécessaire en interne. Profitez d’un accompagnement personnalisé du devis à la pose en faisant confiance à RACINEA.
