Comment aménager un open space ?
5 conseils d'un agenceur d'espaces pour professionnels
Bienvenue dans notre atelier de conseils
De plus en plus de Français sont amenés à travailler en open-space. Qu’il s’agisse d’un espace entièrement ouvert au sein même d’une entreprise, de zones de bureaux séparés par des cloisons amovibles, ou encore de l’aménagement d’une start-up au sein d’un espace incubateur l’aménagement d’un open-space se doit d’être évolutif, durable et flexible.
Différents rapports et études montrent que les travailleurs français ne sont pas tous satisfaits de ce changement d’habitude de travail, et pointent ainsi du doigt différentes problématiques.
Pour répondre aux exigences professionnelles des Français, nous mettons à disposition notre savoir-faire en aménagement d’espaces professionnels.
A travers ces 5 conseils, vous pourrez désormais anticiper les principales contraintes émanant d’un open-space et profiter de nos recommandations en aménagement pour y faire face. La finalité de cet article est de vous permettre de profiter pleinement des synergies issues des open-space et d’ainsi maximiser la productivité et le bien-être de vos collaborateurs.
1. Répartir les équipes selon les habitudes de travail
La définition même d’un open-space est un espace de travail ouvert où les différents postes ne sont pas séparés par des cloisons murales. Pour qu’une zone d’open-space soit optimale il faut adapter l’aménagement de son open-space en fonction de son organisation interne. Vous devez donc encourager la communication verbale sans nuire à la concentration de vos collaborateurs.
Certains postes sont amenés plus que d’autres à entretenir des interactions professionnelles avec les autres services. En leur aménagement un poste situé au centre de l’open-space, vous réduirez les déplacements de vos équipes pour le partage d’informations. Les personnes amenées à travailler de manière plus autonome doivent se situer sur les extrémités, à proximité des murs. Ainsi, elles seront moins dérangées par les différents passages qui ont lieu toute la journée dans l’open-space, et pourront être productives.
La réponse qu’apporte un open-space au niveau organisationnel amène les membres d’une entreprise à interagir davantage. Cela favorise donc le travail et l’esprit d’équipe.
En aménageant un open-space selon cette philosophie, vous unirez plus facilement vos équipes tout en les manageant plus facilement : la productivité de votre entreprise s’accroitra.
2. Aménager des espaces de détente - Soigner l'ambiance générale
L’importance du bien-être au travail pour les salariés n’est plus à prouver et c’est d’autant plus vrai lorsque vous faites travailler vos équipes en open-space. Avec des salles de sport, de pause ou encore du mobilier propice à la détente, donnez du temps à vos équipes pour leur confort, bien-être et épanouissement personnel : mettez l’endorphine et la dopamine au service de la productivité.
En favorisant cette approche directionnelle, vous permettrez à l’ensemble de vos collaborateurs de faire des pauses efficaces.
En aménageant un espace détente avec des canapés, des poufs ou encore des balançoires, vous offrirez à vos équipes un moment d’évasion pour se vider l’esprit et revenir à leur poste de travail en étant reposés et motivés.
Un espace convivial au sein même d’une entreprise renforce notamment la proximité entre les collaborateurs, et favorise également l’esprit d’équipe.
Le développement de ces deux aspects entraînera des répercussions sur votre activité et le développement de celle-ci à moyen et long terme. Les espaces de détente peuvent être un bon moyen de structurer les réunions et échanges informels, qui représentent une importance tout aussi grande que les réunions classiques.
L’ambiance générale de l’open-space mérite elle aussi d’être travaillée. Les végétaux représentent une source de bien-être non négligeable au quotidien. La création d’une atmosphère apaisante et attractive permet d’apporter une ambiance chaleureuse à votre open-space. Et qui sait, peut-être que l’entretien de ces plantes amènera certains de vos collaborateurs à avoir la main verte !
3. Soigner l'acoustique et l'éclairage
Les principales causes de nuisances sonores dans les open-space sont les appels téléphoniques, les discussions entre collègues ou encore le bruit des claviers et autres photocopieurs. Le volume sonore en open-space est considéré par beaucoup comme trop élevé, sans pour autant atteindre un nombre de décibels à risque (supérieur à 80 dB).
Pour pallier cet inconfort sonore, vous pouvez opter pour des cloisons acoustiques qui permettront par exemple de séparer des espaces au sein même de votre open-space, mais aussi de réduire les nuisances sonores venues de l’extérieur de l’open-space. Les cloisons acoustiques garantissent un confort auditif sans nuire aux échanges avec les personnes qui se trouvent à proximité.
Le mobilier acoustique peut également être disposé sur les murs et être suspendu pour apporter un esthétisme à la pièce. Cela peut également servir de solution d’aménagement pour les open-space à espaces réduits.
La problématique des bruits parasites s’explique notamment par la diversité des méthodes de travail, mais également des postes et métiers qui permettent à l’entreprise de se développer.
La réduction du bruit passe notamment par l’utilisation de cabines acoustiques qui permettent de passer ses appels professionnels dans le calme et sans nuire au confort des autres. Ces « bulles » existant en différentes tailles, sont mobiles et digitalisées. Pour améliorer la qualité de vie au travail, elles se démocratisent au sein des open-space.
Même constat pour les photocopieurs. Pour bien aménager un open-space, cet espace se soit d’être à l’écart et non pas être dispensé dans différents endroits. Quand on sait que le photocopieur est un lieu de rencontre et de discussion, le bruit qui en émane est nuisible à la concentration.
En réfléchissant à un positionnement commun de cet espace à l’écart des bureaux et en utilisant du mobilier acoustique, vous réduirez nettement ces nuisances.
4. Aménager une zone confidentielle au sein de l'open space
Bien qu’un espace ouvert représente un véritable levier de croissance pour une entreprise, force est de constater qu’il est essentiel de conserver des endroits isolés, notamment pour les personnes occupant des fonctions à responsabilités (cf. dirigeant, manager…).
En effet, il est impensable de recevoir un partenaire, un client ou même un candidat à une offre d’emploi au beau milieu de tous les collaborateurs. L’accueil des différents publics nécessite du mobilier confortable et ergonomique, propice à la prise de décision.
Toutefois, l’espace direction ne doit pas pour autant être entièrement isolé du reste de l’open-space, et peut se distinguer avec des cloisons en verre pour permettre de conserver une visibilité sur la pièce.
L’espace de travail d’un décideur demande à la fois du calme, mais également d’avoir à disposition des documents plus ou moins confidentiels. Cette notion de confidentialité fait partie intégrante des contraintes à respecter lors de l’aménagement. Pour cela, il est impératif de disposer de mobilier de rangement sécurisé, mais aussi d’accorder une attention toute particulière à l’isolation phonique de l’espace.
La vitrophanie offre également des réponses en termes de confidentialité, afin de pouvoir occulter les cloisons en verre et conserver un certain secret concernant le public reçu ou les échanges qui peuvent avoir lieu. Cette vitrophanie peut également servir de signalétique (cf. nom de la personne occupant le bureau, fonction…).
5. Adapter les espaces de rangement
Les différents mobiliers de rangement occupent une place essentielle dans l’aménagement d’un open-space. Ils permettent notamment d’éviter la surcharge des postes de travail. En ayant la capacité d’ordonner les documents nécessaires à l’activité, vous gagnerez en efficacité.
L’utilisation de mobilier sur roulettes permet également de varier l’aménagement de l’espace de travail, voire d’être utilisés comme séparateurs d’espaces. Qu’il s’agisse de meubles à tiroirs, de bibliothèques ou encore de simples étagères, ce mobilier permet d’apporter une ambiance à l’espace de travail.
Là où les postes de travail et les fauteuils de bureau ont tendance à être de couleur terne, ce mobilier peut quant à lui comprendre de la couleur pour amener une réelle attractivité visuelle en plus de son aspect pratique.
La meilleure solution dans le choix de ce différent mobilier est de consulter chaque équipe afin de connaître au mieux leurs besoins au quotidien. En mettant à leur disposition différents rangements adaptés à leurs habitudes de travail, vous favoriserez leur productivité et observerez les bénéfices au niveau de l’efficience et leur motivation.
6. Soigner la disposition et l'orientation du mobilier
Ce sixième conseil est un bonus ! Maintenant que vous en savez plus sur comment aménager un open space, il reste un dernier point essentiel que nous n’avons pas abordé : la disposition et l’orientation du mobilier.
En soignant les différentes implantations au sein de votre open space, vous permettrez à vos équipes de circuler plus facilement dans les allées. Avec une bonne disposition du mobilier, vous pourrez vous déplacer à plusieurs sans vous gêner ou rencontrer un obstacle.
La disposition du mobilier doit également comprendre la prise en considération de tableaux blancs et autres vidéoprojecteurs afin de permettre à vos équipes de pouvoir collaborer et partager des informations de manière ludique et visuelle : ces supports de travail font partie intégrante de l’aménagement et sont essentiels pour assurer le développement de votre activité.
Enfin, à l’aide d’une disposition et une orientation soignée du mobilier pour l’aménagement de votre open space, assurez la confidentialité des échanges dans les différents espaces de travail. Vous devez préserver le secret des informations en orientant les bureaux de manière à éviter que toute personne tierce puisse consulter les informations présentes sur un poste ou un dossier. Une bonne orientation du mobilier combinée à des éléments acoustiques favorisera le secret des échanges écrits et oraux.
En conclusion, bien aménager son open-space apporte des bénéfices au niveau :
- Organisationnel
- Du confort et de la qualité de vie au travail
- Du sentiment d’appartenance à l’entreprise
- De la sécurité des informations
